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Rechnungsausgang

Im Rechnungsausgang können Sie Ihre Rechnungen erstellen und versenden. Dafür klicken Sie im Hauptmenü auf "Rechnungen" und dann auf "Rechnungsausgang". Dort sehen Sie eine Liste aller Rechnungen, die bereits erstellt wurden. Neue Rechnungen können entweder manuell erstellt werden, mit dem grünen Button "Neue Rechnung erstellen", oder automatisch über das Auto-Ausgangsrechnungen Feature.

Anhänge

Wenn Sie eine Rechnung erstellen, können Sie auch Anhänge hinzufügen. Sie können mehrere PDF-Dateien hochladen und diese werden dann mit der erstellten Rechnungs-PDF zusammengefügt. Somit erhalten Sie eine PDF-Rechnung mit allen notwendigen Anhängen, in einer einzelnen Datei.

Leistungsnachweise

Wenn mir der Rechnung Projektzeiten abgerechnet werden, dann kann optional ein Leistungsnachweis ausgewählt werden, welcher die abgerechneten Zeiten enthält. Der Leistungsnachweis wird dann als Anhang zur Rechnung hinzugefügt. Für diesen Leistungsnachweis-Anhang gibt es verschieden Formate, die Sie auswählen können:

Kein Leistungsnachweis

Bei dieser Option wird kein Leistungsnachweis zur Rechnung hinzugefügt.

Timesheet PDF Anhang

Wenn die Rechnung vom Type "Timesheet" (Leistungsnachweis) ist, und das Timesheet einen PDF-Anhang hat, dann wird die PDF aus dem Timesheet an die Rechnung angehängt. Diese Option macht vor allem Sinn, für externe Leistungsnachweise, die nicht in ZEIT.IO erstellt wurden. Lesen hierzu auch - Externen Leistungsnachweis genehmigen lassen.

ZEIT.IO Leistungsnachweis (Gruppiert bei Benutzer)

Der Standard-ZEIT.IO-Leistungsnachweis wird an die Rechnung angehängt. Dieser enthält eine Tabelle mit allen genehmigten TimeRecords für den ausgewählten Zeitraum. Die Einträge beinhalten:

Datum
Start- & Stopzeiten
Projekt/Aktivität
Kommentar
Name des Experten/Benutzers
Dauer der Buchung.

Die TimeRecords sind gruppiert nach Experten/Benutzer. Die Leistungsnachweise der einzelnen Benutzer sind getrennt durch Seitenumbruch.

ZEIT.IO Leistungsnachweis (Gruppiert bei Aktivität)

Wenn Aktivitäten vorhanden sind, dann wird als aller erstes eine Tabelle eingeblendet, bei der die gebuchten Zeiten nach Aktivitäten gruppiert sind. Anschließend wird eine Tabelle mit allen genehmigten TimeRecords für den ausgewählten Zeitraum gerenderd. Die Einträge beinhalten Datum, Start- & Stopzeiten, Projekt/Aktivität, Name des Experten/Benutzers, sowie Kommentar und Dauer der Buchung.

Conti Leistungsnachweis

Es wird der Conti-Leistungsnachweis an die Rechnung angehängt. Dieser Leistungsnachweis entspricht den Vorgaben von Continental Automotive. Als Messeinheit werden DevUnits verwendet. 1 DevUnit = 1 Std. Die DevUnits sind gruppiert nach Aktivitäten.

Dacuro Leistungsnachweis

Dieser Leistungsnachweis enthält eine Tabelle mit allen genehmigten TimeRecords für den ausgewählten Zeitraum. Die Einträge beinhalten Datum, Projekt/Aktivität, Kommentar und Dauer der Buchung. Nicht enthalten sind Start- Stoppzeiten und die Namen der Experten/Benutzer. Wenn Aktivitäten vorhanden sind, dann wird als aller erstes eine Tabelle eingeblendet, bei der die gebuchten Zeiten nach Aktivitäten gruppiert sind. Da dieser Leistungsnachweis weder Start- noch Stoppzeiten enthält, können Einträge mit gleichem Datum und gleichem Kommentar verwirrend sein. Deshalb werden Einträge mit gleichem Datum und gleichem Kommentar zusammengefasst und die Dauer addiert.

CSV Export

Unterhalb der Tabelle auf der rechten Seite gibt es einen Link "CSV Export". Mit diesem Link können Sie die aktuelle Tabelle für die Ausgangsrechnungen als CSV Datei herunterladen. Jede Ausgangsrechnung wird als eine Zeile in der CSV Datei dargestellt.

Die Ausgangsrechnungen können nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden. Die CSV Datei enthält die Ergebnismenge der aktuellen Filtereinstellungen.

DATEV CSV Export

Wenn Sie die Ausgangsrechnungen nach einem Leistungs-Monat oder Jahr filtern, dann erscheint unterhalb der Tabelle, auf der rechten Seite, ein zusätzlicher Link "DATEV CSV Export". Mit diesem Link können Sie die aktuelle Tabelle für die Ausgangsrechnungen als DATEV CSV Datei herunterladen. Die DATEV CSV Datei enthält alle Ausgangsrechnungen, die in dem gewählten Leistungs-Monat oder Jahr erstellt wurden. Jede einzelne Position auf der Ausgangsrechnung wird als eine Zeile in der CSV Datei dargestellt. Deshalb kann die Datei auch mehr Zeilen enthalten als die Tabelle auf der Webseite.

Die Datei entspricht dem DATEV Buchungsstapel Format und enthält alle notwendigen Informationen für die Buchhaltung. Die DATEV CSV Datei kann dann in Ihre Buchhaltungssoftware importiert werden.

FAQs

Von welcher E-Mail-Adresse werden die Rechnungen versendet?

Standardmäßig werden die Rechnungen von der E-Mail-Adresse noreply@zeit.io versendet. Diese E-Mail ist auch durch SPF und DKIM geschützt. Als Absendername erscheint immer der Name ihrer Organisation. Wie hier zum Beispiel:

Muster-Organisations GmbH <noreply@zeit.io>

Um sicherzustellen, dass die Rechnungen beim Empfänger ankommen, sollten Sie dennoch die Empfänger darüber informieren, dass Sie ZEIT.IO als neues Rechnungserstellungs-Tool verwenden und dass zukünftige Rechnungen von der E-Mail-Adresse noreply@zeit.io kommen werden.

Wie kann ich eine Rechnung stornieren?

Eine Rechnung kann nur storniert werden, wenn sie noch nicht bezahlt wurde. Dafür klicken Sie auf die Rechnung, die Sie stornieren möchten, und dann bei den "Aktionen" rechts oben, auf "Stornieren".