Ausgaben (Reisekosten & Spesen)
In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Ausgaben in ZEIT.IO erfassen und verwalten können. Mit Ausgaben sind hier alle projektbezogenen Kosten gemeint, ausser Projektzeiten. Das können z.B. Reisekosten, Spesen, aber auch Materialkosten sein. In den meisten Fällen handelt es sich um Reisekosten und Spesen.
Jede Ausgabe muss einem Projekt zugeordnet werden. Damit Sie eine Ausgabe zu einem Projekt erfassen können, muss in dem Projekt auch ein Budget für Ausgaben hinterlegt sein und das Budget darf noch nicht aufgebraucht sein.
Info
Wenn Sie als Freiberufler in einem Orga-Projekt arbeiten, dann müssen Sie Ihre Ausgaben/Spesen erst genehmigen lassen, bevor Sie dafür eine Gutschrift erhalten können. Wie Sie Ausgaben/Spesen genehmigen lassen, erfahren Sie weiter unten auf der Seite.
Ausgaben erfassen
Klicken Sie im Hauptmenü auf "Ausgaben", um auf die Ausgaben-Übersichtsseite zu gelangen. Hier sehen Sie alle Ihre bisher erfassten Ausgaben. Wenn Sie noch keine Ausgaben erfasst haben, dann ist die Liste leer.
Klicken Sie auf den Button "Neue Ausgabe erfassen", um eine neue Ausgabe zu erfassen. Das Formular dazu sieht dann so aus:
Wählen Sie als aller erstes das richtige Projekt aus, auf das Sie die Ausgaben buchen wollen. Erfassen Sie in dem Formular bitte immer nur genau eine Ausgabe. Jede Ausgabe sollte eine einzelne Position sein. Keine Sammelpositionen! Wenn Sie mehrere Ausgaben haben, dann erfassen Sie bitte für jede Ausgabe eine separate Position.
Warning
Achten Sie bitte darauf, dass Sie die Ausgaben korrekt erfassen. Achten Sie vor allem darauf, dass Sie die richtige Währung, das richtige Datum und den korrekten Steuersatz angeben. Falsche Angaben können dazu führen, dass die Ausgaben nicht genehmigt werden und Sie keine Gutschrift erhalten.
Laden Sie bitte auch immer den Beleg hoch, der die Ausgabe belegt. Der Datei-Anhang ist keine Pflicht, aber wenn Sie den Beleg nicht hochladen, dann kann das dazu führen, dass die Ausgabe abgelehnt wird.
Info
Sehr wichtig ist auch die Checkbox für die Vorsteuer. Damit geben Sie an, ob Sie Vorsteuerabzugsberechtigt sind, in dem Land, in dem die Ausgabe angefallen ist. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie Vorsteuerabzugsberechtigt sind, dann fragen Sie bitte Ihren Steuerberater.
Wenn Sie Vorsteuerabzugsberechtigt sind, dann können Sie die Vorsteuer, die in der Ausgabe enthalten ist, von Ihrem Finanzamt zurückfordern. Wenn Sie nicht Vorsteuerabzugsberechtigt sind, dann können Sie die Vorsteuer nicht zurückfordern. Abhängig davon, ob Sie Vorsteuerabzugsberechtigt sind oder nicht, wird die Gutschrift für die genehmigten Ausgaben dann entweder mit der Netto-Summe oder mit der Brutto-Summe der einzelen Positionen erstellt.
Wenn Sie das Formular ausgefüllt haben, dann klicken Sie auf den Button "Speichern". Die Ausgabe wird dann gespeichert und Sie kommen auf eine Seite die ungefähr so aussieht:
Auf dieser Seite sehen Sie die erste Position ihrer Ausgabe. Wenn Sie mehrere Positionen haben, dann können Sie hier weitere Positionen hinzufügen. Dafür klicken Sie auf den Button "Neue Ausgabe hinzufügen". Damit öffent sich dann wieder das Formular für die Ausgaben-Erfassung und Sie können eine weitere Position erfassen.
Ausgaben genehmigen lassen
Nachdem Sie Ihre Ausgaben/Spesen erfasst haben, können Sie diese zur Genehmigung einreichen. Dafür klicken Sie auf der Seite, auf der Sie alle Ihre Ausgaben erfasst haben, auf den Button "Genehmigung beantragen".
Damit wird ein Genehmigungsantrag für die Ausgaben/Spesen erstellt und die Personen die im Projekt als Genehmiger für Ausgaben/Spesen hinterlegt sind, werden per E-Mail über den neuen Genehmigungsantrag informiert und können ihn dann kommentieren, genehmigen oder ablehnen. Die Genehmiger werden dann prüfen, ob die Ausgaben korrekt erfasst wurden und ob die Belege korrekt hochgeladen wurden. Sie werden dann per E-Mail benachrichtigt, sobald der Genehmigungsantrag bearbeitet wurde.
Info
Sofern Sie am Gutschriftverfahren teilnehmen, wird direkt nach der Genehmigung der Ausgaben, eine Gutschrift für die genehmigten Ausgaben erstellt und an ihre primäre E-Mail-Adresse verschickt. Wenn Sie Fragen zum Gutschritverfahren haben, dann lesen Sie sich bitte den FAQ-Abschnitt im Gutschriftverfahren durch.
Nach der Einreichung des Genehmigungsantrags können Sie die Ausgaben/Spesen nicht mehr bearbeiten oder löschen.
FAQs
Wieso kann ich meine eingereichten Ausgaben/Spesen nicht bearbeiten oder löschen?
Solange die Ausgaben/Spesen zur Genehmigung eingereicht sind, können diese nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden. Wenn die Ausgaben/Spesen abgelehnt werden, dann können Sie die Ausgaben/Spesen wieder bearbeiten, bzw. korrigieren, und erneut zur Genehmigung einreichen.
Wieso kann ich keine Ausgaben/Spesen erfassen?
Wenn Sie keine Ausgaben/Spesen erfassen können, dann kann das daran liegen, das keines Ihrer Projekte ein Budget für Ausgaben hat, oder das das Budget für Ausgaben bereits aufgebraucht ist.
Wieso kriege ich alle Ausgaben in EUR angezeigt, obwohl in in einer anderen Währung erfasst habe?
Sie können Ausgaben in 33 verschiedenen Währungen erfassen. Die Ausgaben werden aber dann, in Echtzeit, in die Zielwährung des Projektes umgerechnet. Das bedeutet, dass Sie in der Ausgaben-Übersicht, alle Positionen in der Zielwährung des Projektes sehen.