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Onboarding

ZEIT.IO ist eine Plattform für Zeiterfassung, Projektmanagement und Rechnungswesen. Sie können hier Zeiten und Ausgaben auf Projekte buchen und dafür eine Genehmigung beantragen. Für genehmigte Timesheets und Ausgaben werden in der Regel Gutschriften ausgestellt. Eine Gutschrift ist eine Art umgekehrte Rechnung, die vom Auftraggeber an den Lieferanten ausgestellt wird. Dadurch entfällt für Sie die Rechnungsstellung komplett.

Einladung von einer Agentur / Organisation

Eine ZEIT.IO Organisation repräsentiert immer eine Firma, bzw. eine Agentur. Das besondere an ZEIT.IO Organisation sind die kollaborativen Funktionen. In einer Organisation können mehrere Personen (Mitarbeiter, Freiberufler, Genehmiger, Buchhalter etc.) gemeinsam an einem Projekt arbeiten.

Wenn Sie eine Einladungs-E-Mail von einer ZEIT.IO Organisation erhalten haben, dann möchte die Organisation mit Ihnen zusammenarbeiten und Sie dazu ermächtigen Zeiten und Ausgaben auf mindestens eines ihrer Projekte zu buchen. Diese Einladung per E-Mail sieht z.B. so aus:

Einladungs-E-Mail

In der E-Mail ist von einem Vertrag die Rede. Auf ZEIT.IO sind Personen und Organisationen durch Verträge miteinander verbunden. Ein Vertrag regelt die Zusammenarbeit zwischen zwei Parteien und enthält in der Regel folgende Informationen:

  • Vertragspartner
  • Vertragsgegenstand
  • Vertragslaufzeit (Start- und Enddatum)
  • Vertragskonditionen (z.B. Stundensatz, Tagessatz etc.)
  • Vertragsdokumente (z.B. AGBs, NDA etc.)
  • Projektinformationen (z.B. Projektname, Projektbeschreibung etc.)

Registrierung

Wenn Sie das Vertragsangebot einsehen wollen, dann müssen Sie sich bei ZEIT.IO registrieren. Da es sich hierbei um sensible Daten handelt, ist das Vertragsangebot nur im Login-Bereich einsehbar. Dafür klicken Sie bitte auf die Schaltfläche "Registrieren" in der E-Mail. In dem Formular auf der folgenden Seite sollten dann schon ihr Vorname, Nachname und E-Mail vorbelegt sein, Sie müssen nur noch ein Passwort wählen und die AGBs akzeptieren. Hier ein Beispiel für die Registrierungsseite:

Registrierungsseite

Wenn Sie beim Registrierungsformular die E-Mail Adresse ändern, dann wird eine weitere Verifizierungsmail an die neue E-Mail Adresse verschickt. Das ist ein Sicherheitsmechanismus, um sicherzustellen, dass die E-Mail Adresse auch wirklich Ihnen gehört.

Wenn Sie die E-Mail-Adresse auf dieser Seite nicht ändern und den Registrierungsprozess abschließen, dann werden Sie automatisch eingeloggt und auf die Welcome-Seite weitergeleitet. Diese sieht z.B. so aus:

Willkommensseite

Auf der Willkommensseite können Sie Ihre bevorzugte Sprache, Zeitzone, Datumsformat und Land auswählen. Diese Einstellungen können Sie später auch noch ändern. Wenn Sie auf der Seite auf "Speichern" klicken, dann werden Sie weitergeleitet auf das Vertragsangebot.

Vertragsangebot

Ein ZEIT.IO Vertragsangebot enthält die wichtigsten Eckdaten für eine erfolgreiche Zusammenarbeit:

  • Vertragspartner mit offiziellen Firmennamen und Anschrift
  • Vertragstitel und Vertragsgegenstand
  • Vertragslaufzeit (Start- und Enddatum)
  • Vertragsdokumente (z.B. Rahmenvertrag, Projektvertrag, NDA etc.)
  • Vertragskonditionen (z.B. einen Stundensatz, Tagessatz, oder mehrere Stundensätze für Remote/Onsite etc.)
  • Informationen zum Projekt (Projektname, Projektbeschreibung etc.)
  • Zahlungsbedingungen (z.B. Zahlungsziel, Zahlungsweise etc.)

Hier ein Beispiel:

Vertragsangebot

Wenn Sie auf der Seite weiter nach unten scrollen, dann folgt ein Formular, mit dessen Hilfe Sie das Angebot entweder ablehnen oder annehmen können. Wenn Sie das Angebot annehmen wollen, müssen Sie weitere Angaben zu Ihren Stammdaten machen. So müssen z.B. die eigene Rechtsform, Adresse, Steuernummer und die Bankverbindung angegeben werden. Hier ein Beispiel:

Vertragsangebot annehmen

Nach dem Akzeptieren des Vertragsangebots ist das Projekt aus dem Vertragsangebot für Sie freigeschaltet und Sie können Zeiten und Ausgaben auf das Projekt buchen.

Weitere Schritte

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