Einstellungen für die Organisation
Wenn Sie im Kontext der Organisation sind, dann finden Sie im Hauptmenü, ganz rechts, den Punkt "Einstellungen". Hier können Sie die Einstellungen für die Organisation vornehmen. Bei den Einstellungen haben Sie folgenden Untersektionen:
Name
Jede Organisation auf ZEIT.IO hat einen eindeutigen Namen auf ZEIT.IO. Diesen eindeutigen Namen können Sie hier ändern. Es können nur Namen gewählt werden, die noch nicht von einer anderen Organisation auf ZEIT.IO verwendet werden. Das Ändern des Namens der Organisation wirkt sich auf alte Links aus. Es kann sein, dass nach einer Namensänderung alte Links (URLs) zu Reports innerhalb dieser Organisation nicht mehr funktionieren werden.
Allgemein
Hier können Sie folgenden Standardwerte für Ihre Organisation festlegen:
- Währung: Die Währung, in der die Rechnungen erstellt werden sollen.
- Steuersatz: Der Standard-Steuersatz, der für die Rechnungen verwendet werden soll.
- Sprache: Die Sprache, in der die Benutzeroberfläche von ZEIT.IO angezeigt werden soll.
- Urlaubspräfix für Kalendereinträge: Das Präfix, das für Urlaubs-Kalendereinträge verwendet werden soll.
- Pflichtfeld Bestellnummer: Hier können Sie konfigurieren ob bei Projekten die Bestellnummer ein Pflichtfeld sein soll.
- Pflichtfeld Projektnummer: Hier können Sie konfigurieren ob bei Projekten die Projektnummer ein Pflichtfeld sein soll.
Rechnungsadresse
Hier können Sie die folgenden Daten hinterlegen:
- Branche: Die Branche, in der Ihre Organisation tätig ist.
- Rechnungsadresse: Die offizielle Rechnungsadresse Ihrer Organisation. Samt Rechtsform, Steuernummer und Handelsregisternummer.
- Kontaktdaten: Die allgemeinen Kontaktdaten Ihrer Organisation.
- Rechnungsempfänger: Eine E-Mail-Adresse für eingehende Rechnungen. An diese E-Mail Adresse werden Sie auch die Rechnungen von ZEIT.IO erhalten.
Die Angaben hier werden auch verwendet für den Footer auf Ausgangsrechnungen und Gutschriften, die von ZEIT.IO erstellt werden.
Rechnungsnummer
Hier können Sie das Format für die Rechnungsnummer festlegen, welches für Ausgangsrechnungen verwendet werden soll. Gutschriften haben einen eigenen Nummernkreis, der separat konfiguriert werden kann.
Gutschriftsnummer
Hier können Sie das Format für die Gutschriftsnummer festlegen, welches für Gutschriften verwendet werden soll.
Bankverbindungen
Hier können Sie die Bankverbindungen für Ihre Organisation hinterlegen. Wenn Sie das Rechnungsmodul nutzen wollen, dann müssen Sie mindestens eine Bankverbindung hinterlegen. Bei den Kunden können Sie jedem Kunden eine andere Bankverbindung zuweisen. Bei einer Ausgangsrechnung an einen Kunden, wird dann die Bankverbindung, die Sie dem Kunden zugewiesen haben, verwendet und im Footer der Rechnung angezeigt.
Logo
Hier können Sie das Logo für Ihre Organisation hochladen. Sie können ein Logo hochladen, welches für alle Rechnungen und Gutschriften verwendet wird. Und Sie können ein separates Logo hochladen, welches in der Anwendung angezeigt wird.
Margenberechnung
Hier können Sie einstellen, wie die prozentuale Marge in den Projekten berechnet werden soll.
Gutschrifts-Strategie
Hier können Sie verschiedene Strategien für das Gutschriftverfahren festlegen.
Benachrichtigungen
Hier können Sie verschiedene E-Mail-Verteiler konfigurieren für Benachrichtigungen. Es gibt verschiedene Events in ZEIT.IO, für die Benachrichtigungen versendet werden können. So z.B. für eingereichte Urlaube, Krankmeldungen oder für neue Eingangsrechnungen.
Feiertage
Hier können Sie das Bundesland konfigurieren, für die Feiertage in der Organisation. Außerdem können Sie hier zusätzliche Feiertage für die Organisation hinterlegen.
Datenaufbewahrung
Hier können Sie die Richtlinie zur Datenaufbewahrung für Ihre Organisation festlegen. Die Richtlinie zur Datenaufbewahrung legt fest, wie lange Daten in ZEIT.IO aufbewahrt werden. Nach Ablauf der Frist werden die Daten automatisch gelöscht!
Aktuell können Sie hier einstellen, wie lange die Arbeitszeiten von festangestellten Mitarbeitern gespeichert werden sollen. Diese Einstellung hat keine Auswirkung auf die Zeiten von Lieferanten/Freiberuflern.
Ein Background-Job für die Richtlinie zur Datenaufbewahrung wird einmal täglich ausgeführt. Dieser Background-Job löscht alle Daten, die älter sind als die festgelegte Frist. Einmal gelöschte Daten können nicht wiederhergestellt werden! Wenn Sie den Wert z.B. auf 2 Jahre setzen, dann werden spätestens am nächsten Tag alle Daten gelöscht, die älter als 2 Jahre sind.
Hauptmenü
Hier können Sie konfigurieren, welche Menüpunkte im Hauptmenü angezeigt werden sollen.
AddOns
Hier können Sie AddOns für Ihre Organisation aktivieren.
API Key
Hier finden Sie den API Key für Ihre Organisation. Mit diesem API Key können Sie die ZEIT.IO API nutzen und programmatisch auf Ihre Daten zugreifen.
Auditlogs
Hier finden Sie die Auditlogs für Ihre Organisation. Hier können Sie sehen, wer wann welche Änderungen an den Einstellungen der Organisation vorgenommen hat.